Poniżej znajdują się wskazówki związane z organizacją wydarzeń w naszej uczelni.
WYDARZENIE STACJONARNE (np. konferencja naukowa)
Rezerwacja sali lub auli
Termin wydarzenia najczęściej uzależniony jest od dostępności auli lub sali, dlatego też w pierwszej kolejności należy zapewnić miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie.
Finanse
W Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentami (EZD) należy wypełnić kosztorys wydarzenia i sporządzić pismo do przełożonego (jeśli dotyczy) z prośbą o zgodę na realizację wydarzenia. Pismo oraz kosztorys powinny być podpisane przez osobę organizującą wydarzenie. Każda zmiana w kosztorysie wymaga aktualizacji. Kosztorys oraz zgodę przełożonego należy przesłać przez EZD do „KOSZTORYSY” (Kwestura).
System elektroniczne zarządzanie dokumentami EZD
Faktury
Wszystkie faktury zewnętrzne przesłane drogą elektroniczną należy rozliczyć przez system EZD dołączając do nich „Opis faktury”. Faktury tradycyjne należy opisać według procedury zamieszczonej na poniższej stronie i także przesłać przez system EZD.
Procedura opisywania dokumentów
Strona internetowa
Stronę o wydarzeniu należy przygotować w witrynie jednostki organizacyjnej (w przypadku kolegiów) lub ogólnouczelnianej. Ważne, aby była aktualizowana na bieżąco, ponieważ będzie ona źródłem informacji dla potencjalnych uczestników i pracowników innych jednostek uczelni zaangażowanych, np. w proces decyzyjny/pomocniczy/informacyjny/komunikacyjny. W każdej jednostce organizacyjnej w kolegiach jest co najmniej jeden edytor portalu, który może taką informację zamieścić w „Kalendarzu Wydarzeń” jednostki oraz na stronie jednostki.
Formularz zgłoszeniowy
Zapisy na wydarzenie należy przygotować poprzez system FORMS [aplikacja dostępna w Chmura SGH]. W celu ochrony danych osobowych należy zapoznać się z informacjami na stronie RODO, a następnie przygotować klauzulę informacyjną i przesłać do akceptacji koordynatora ochrony danych osobowych SGH [kodo@sgh.waw.pl]. Zaakceptowana klauzula musi zostać umieszczona na stronie internetowej dotyczącej wydarzenia oraz w formularzu zapisów.
Instrukcja korzystania z aplikacji FORMS
Ochrona Danych Osobowych a organizacja konferencji (dostęp po zalogowaniu)
Patronaty i sponsorzy
Każda współpraca z firmą zewnętrzną wymaga pisemnej zgody w celu wykorzystania logotypów w materiałach promocyjnych lub umowy w przypadku sponsoringu. Umowa musi być zaakceptowana w EZD (dokument do edycji) przez radców prawnych oraz kwestora.
Procedura uzyskania honorowego patronatu Rektora SGH
Opłaty konferencyjne
Do Działu Księgowości Finansowej należy złożyć podanie o utworzenie „produktu w systemie SIMPLE” w celu wystawiania faktur.
Catering
Catering można zamówić w intranetowym sklepie SGH, wybierając opcję poczęstunku, a następnie automatycznie złożyć wniosek w WORKFLOW (WF).
Procedura zamawiania cateringu
Sklep intranetowy SGH (dostępny po zalogowaniu)
System Workflow (dostępny po zalogowaniu)
Noclegi, dojazdy, uroczyste kolacje
Na dodatkowe usługi należy złożyć odpowiednie wnioski w systemie WORKFLOW.
System Workflow (dostępny po zalogowaniu)
Administracja
O każdym wydarzeniu należy poinformować administratora budynku. Szczególnie jeśli zachodzi potrzeba dodatkowego wyposażenia sali lub zorganizowania stanowiska recepcyjnego do rejestracji uczestników. Administrator zapewni także ewentualne wzmocnienie obsługi szatni w czasie wydarzenia.
Potykacze, sztalugi, drogowskazy
Potykacze, sztalugi lub drogowskazy można wypożyczyć od Administratora budynku głównego, Michała Klimka.
Nagłośnienie, prezentacje
W przypadku dodatkowego nagłośnienia lub wyświetlania prezentacji należy skontaktować się z akustykami dyżurującymi w konkretnym budynku.
Nagłośnienie w salach dydaktycznych
Wsparcie informatyczne
Zespół Wsparcia Rozwiązań Informatycznych [helpdesk@sgh.waw.pl].
Foto, video
W przypadku chęci utrwalenia wydarzenia w formie foto lub video należy skontaktować się z Zespołem Promocji, aby zarezerwować termin i omówić szczegóły współpracy.
Parkingi
Informacja dotycząca możliwości skorzystania z parkingów wewnętrznych uczelni
Publikacje na konferencję/pokonferencyjne
W przypadku przygotowywania publikacji na konferencję lub pokonferencyjnej należy skontaktować się z Oficyną Wydawniczą SGH. „Wniosek o wydanie publikacji” znajduje się w systemie EZD.
Promocja
Projekty graficzne – [promocja@sgh.waw.pl] – co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem (wersja internetowa), co najmniej miesiąc przed wydarzeniem (wersja drukowana, np. plakaty, rollupy, ulotki, zaproszenia). Usługi w zakresie drukowania znajdują się w sklepie intranetowym.
Media społecznościowe – [media@sgh.waw.pl lub socialmedia@sgh.waw.pl], zgłoszenia wydarzeń organizowanych przez jednostki uczelni – co najmniej miesiąc przed wydarzeniem, dołączając treść, grafiki i zaznaczając miejsca publikacji: Facebook, LinkedIn, YouTube. Zgłoszenia wydarzeń studenckich – co najmniej 2 tygodnie przed wydarzeniem.
Logo SGH