Wykonawca został wybrany w ramach transparentnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wszystkie informacje na temat warunków wyboru, kosztów oraz wykonawców, którzy brali udział w budowie nowego systemu wspierającego działalność uczelnianych organizacji studenckich, można znaleźć w dokumentacji dostępnej publicznie na platformie zakupowej SGH (a sam wybór nastąpił dopiero w trzecim postępowaniu, co też wskazuje na złożoność zagadnienia). 

Doprecyzowując: system został zbudowany przez firmę zewnętrzną, będącą jednym z wiodących partnerów Microsoft w Polsce, a rozwojem i utrzymaniem zajmuje się dedykowany zespół Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury. 

Pragnę podkreślić, że środowisko studenckie zapraszane i włączane było do współpracy od początku prac nad projektem: od etapu analizy i formułowania specyfikacji nowego systemu, po budowę i testowanie. Odbyło się wiele spotkań z przedstawicielami organizacji studenckich, w czasie których prezentowano funkcje nowego systemu i sposób jego użytkowania. Nie spotykał się on z tak negatywnymi opiniami, jak te, o których Pani/Pan wspomina. Niestety zespół projektowy wdrażający system musiał zmierzyć się w tym aspekcie również z trudnościami. Na skutek częstej rotacji interesariuszy z organizacji studenckich wynikającej z naturalnych zmian w składach Samorządu Studentów, RKiO, zarządów organizacji lub ich członków czy zakończenia studiów, często kontakt i ustalenia z poszczególnymi osobami były utrudnione, a oczekiwania funkcjonalne odnośnie sytemu wielokrotnie zmieniały się. 

Decyzja o budowie nowego systemu wynikała głównie z ograniczeń funkcjonującego rozwiązania (stara technologia wykonania), braku możliwości rozbudowy o nowe funkcje oraz trudności z utrzymaniem dotychczasowego systemu ze względów cyberbezpieczeństwa. Budowany system oprócz migracji na nową platformę technologiczną miał w założeniach (które zostały zrealizowane) dostarczyć także szereg nowych funkcjonalności, m.in. elektroniczny rejestr UOS zawierający pełne, bieżące i archiwalne informacje o organizacjach, zarządach oraz członkach, możliwość potwierdzenia przez członków organizacji przynależności do organizacji, usprawnienie przyznawania uprawnień dla zarządów, możliwość realizacji pełnego i ustandaryzowanego cyklu danego projektu czy generowanie sprawozdań na podstawie wprowadzanych w ciągu roku danych organizacji. 

Podjęcie decyzji o wykorzystaniu Power Platform w niniejszym projekcie wynikało z szeregu strategicznych i technicznych przesłanek: 

1. Elastyczność i integracja z istniejącymi systemami Microsoft 

Platforma oferuje gotowe konektory do szerokiego wachlarza systemów (np. Microsoft 365, SharePoint), co pozwala na integrację z istniejącą infrastrukturą SGH przy minimalnym nakładzie czasu i środków, a jednocześnie zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. 

2. Optymalizacja kosztów infrastrukturalnych 

Zastosowanie Power Platform miało na celu ograniczenie kosztów początkowych związanych z zakupem infrastruktury IT na potrzeby realizacji projektu. 

3. Stabilność i renoma partnera 

Microsoft jest wiodącym dostawcą technologii low-code (https://www.microsoft.com/en-us/power-platform/blog/power-apps/microsoft-named-a-leader-in-2024-gartner-magic-quadrant-for-enterprise-low-code-application-platforms/), z sukcesem funkcjonującym na rynku i przewodzącym jego innowacyjnemu rozwojowi, co pozwala nie tylko na przeprowadzenie wdrożenia, ale także nie mniej ważne wsparcie w czasie użytkowania. 

4. Bezpieczeństwo rozwiązania 

Platforma technologiczna PowerPlatform, osadzona w ekosystemie Microsoft, zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa danych, pozwala w elastyczny sposób modelować zarzadzanie danymi adekwatnie do roli użytkownika i dynamicznie nimi zarządzać, korzystając z innych produktów z ekosystemu Microsoft. Dla uczelni przetwarzającej duże zbiory danych standardy bezpieczeństwa zapewniane przez rozwiązanie są jednym z kluczowych parametrów wyboru. 

Mimo powyższych pozytywnych przesłanek, projekt przyniósł trudności, które ujawniły się dopiero w fazie budowy systemu i istotnie wpłynęły na przebieg prac – specyficzne wymagania systemu wykroczyły poza standardowe możliwości Power Platform i wymagały regularnego kodowania oraz pracochłonnej kastomizacji (m.in. integracja z systemem USOS, Drupal, budowa specyficznych przepływów). 

Bardzo często w tego typu innowacyjnych i złożonych rozwiązaniach występują różnego rodzaju ograniczenia, a pierwszy okres użytkowania wiąże się z trudniejszym etapem stabilizacji i przynosi szereg spostrzeżeń, w tym także takich, które wpływają na zmianę pierwotnych założeń. Ze względu na to oraz na liczne kastomizacje, które nie pozostają obojętne wobec ciągłego rozwoju platformy przez producenta, zapewniliśmy po etapie przygotowania i wdrożenia systemu dedykowany zespół wewnętrzny, który identyfikuje zgłaszane uwagi w celu utrzymania i rozwoju systemu. Dokładamy wszelkich starań, by obsługiwać spływające zgłoszenia z najwyższym priorytetem, pochylając się niezwłocznie nad sygnalizowanymi problemami, aby rozwiązywać je jak najszybciej, co mam nadzieję, w krótkim okresie przyczyni się do podniesienia satysfakcji użytkowników. 

Należy zauważyć również szerszą perspektywę realizacji tego projektu. Dzięki zdobytym doświadczeniom zyskaliśmy jako uczelnia szerszy obraz działalności organizacji studenckich, procesów i wyzwań związanych ze wzajemną współpracą, przez co mamy szansę zidentyfikować słabe punkty, a w konsekwencji rozwiązać wynikające z nich problemy, które nie zawsze leżą wyłącznie po stronie systemów informatycznych