Problem, jaki wystąpił w procesie kwalifikacji głównej na programy wymiany międzynarodowej na rok akademicki 2025/26 wynikał z niepełnego zastosowania w algorytmie przydziału miejsc zasady wynikającej z pkt. 8 Regulaminu kwalifikacji na wymiany zagraniczne. Zgodnie z w/w zasadą, pierwszeństwo w rekrutacji mają osoby, które wcześniej nie korzystały z programu Erasmus+ na danym poziomie studiów. W praktyce kryterium to powinno być weryfikowane automatycznie przez system rekrutacyjny - osoby, które wzięły wcześniej udział w programach wymiany międzynarodowej, powinny zostać zakwalifikowane na wymianę w drugiej kolejności na miejsca nieobsadzone przez studentów starających się o wyjazd po raz pierwszy.
Ograniczenie to dotyczy jednak osób, które uczestniczyły w długoterminowych wyjazdach (semestr na uczelni partnerskiej) w ramach programu Erasmus+. Tymczasem do systemu rekrutacyjnego zaciągnięto z systemu USOS dane dotyczące wszystkich zrealizowanych przez studentów mobilności (nie tylko wymiana w ramach Erasmus+ czy umów bilateralnych), w także krótkoterminowych programów wymiany - jak na przykład kursy językowe w ramach Polsko-Niemieckiego Forum Akademickiego, czy udział w kilkudniowym wydarzeniu CIVICA European Week. Uczestnicy tego rodzaju programów nie powinni być traktowani tak samo, jak uczestnicy długoterminowych wyjazdów. Okazało się jednak, że dane zostały zaciągnięte nieprawidłowo i niekompletnie (problem nie dotyczył na przykład udziału w programie Central European Connect). W efekcie, osoby, które system błędnie zidentyfikował jako uczestników wymiany długoterminowej programu Erasmus+ w poprzednich semestrach zostały wzięte pod uwagę przy przydziale miejsc na rok akademicki 25/26 w drugiej kolejności, po przydziałach dla studentów, którzy do tej pory nie brali udziału w wymianie międzynarodowej.
Po pierwszym zgłoszeniu tego problemu przez jedną ze studentek, w CWM dokonano sprawdzenia jej sytuacji, a po identyfikacji przyczyny, dla której studentce tej nie przydzielono miejsca wynikającego z jej pozycji na liście rankingowej i sprawdzeniu skali problemu, postanowiono o anulowaniu wszystkich przydziałów. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc na uczelniach partnerskich (szczególne tych najbardziej prestiżowych i najwyżej ocenianych przez studentów SGH), korekta przydziałów osób, których dotknął błąd systemu, spowodowała nieuchronne przesunięcia przydziałów innych studentów. W konsekwencji, w celu zapewnienia w pełni przejrzystego i zgodnego z Regulaminem kwalifikacji przydziału miejsc, należało proces ten przeprowadzić od podstaw.
Chociaż problem wynikał z działania narzędzi informatycznych, to zespół Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) po otrzymaniu zgłoszenia, niezwłocznie wykrył nieprawidłowości i podjął intensywne działania naprawcze. Wraz z zespołem informatycznym CTIiI pracowaliśmy nad rozwiązaniem problemu przez cały weekend, aby jak najszybciej przywrócić prawidłowe wyniki. Dzięki tym działaniom poprawne przydziały zostały ponownie ogłoszone już w poniedziałek. Staraliśmy się działać sprawnie i rzetelnie, aby nie trzymać studentów w niepewności.
Warto również zaznaczyć, że przydziały zostały ogłoszone dwa dni później, z uwagi na procedurę składania i rozpatrywania odwołań złożonych przez studentów do prorektora ds. współpracy międzynarodowej. CWM w harmonogramie kwalifikacji, dostępnym na stronie WWW poświęconej naborowi zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu publikacji wyników. W związku z tym podkreślamy, że termin ogłoszenia przydziałów może ulec zmianie, jeśli wymaga tego zapewnienie rzetelności i prawidłowego przebiegu procesu rekrutacyjnego.
Rozumiemy, że sytuacja anulowania wyników przydziałów na wymianę jest niekomfortowa, jednak w celu minimalizacji negatywnych efektów zaistniałego błędu, priorytetem było zapewnienie przydziałów zgodnych z miejscem danej osoby na liście rankingowej tj. spełniając wymogi regulaminowe. Pozostawienie wyników bez ich korekty spowodowałoby liczne protesty i odwołania poszkodowanych w ten sposób studentów i jedynie opóźniło ogłoszenie prawidłowych wyników.
Podkreślamy również, że zgodnie z zasadami organizacji wymiany akademickiej, sam przydział w ramach rekrutacji na SGH nie jest równoznaczny z ostatecznym przyjęciem na uczelnię partnerską. Każdy student zobowiązany jest do przejścia pełnego procesu aplikacyjnego na uczelni przyjmującej oraz uzyskania oficjalnego potwierdzenia przyjęcia, a następnie uzyskania zgody na wyjazd przez dziekana właściwego poziomu studiów. W związku z tym wszelka organizacja wyjazdu jak na przykład dokonywanie opłat za zakwaterowanie czy zakup biletów lotniczych, może nastąpić dopiero po zakończeniu tego procesu lub przynajmniej, gdy perspektywa wyjazdu jest wysoce prawdopodobna. Warto pamiętać, że jednym z warunków udziału w programie wymiany jest zaliczenie semestru poprzedzającego, czyli rozpoczętego właśnie semestru letniego roku akademickiego 2024/25. W rezultacie, podejmowanie na dzień po ogłoszeniu wyników kwalifikacji na wymianę pociągających za sobą ewentualnie konsekwencje finansowe działań organizacyjnych, takich jak zakup biletów lotniczych czy rezerwacje mieszkań, należy uznać za co najmniej przedwczesne i nieuzasadnione.
Zapewniamy także, że dokładamy wszelkich starań, aby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób jak najbardziej przejrzysty i sprawny, a przydział miejsc na uczelniach partnerskich opierał się wyłącznie na kryteriach merytorycznych. Bardzo przepraszam za utrudnienia i niedogodności.