Wstępny harmonogram obron jest opracowywany dla obron, które odbywają się w lipcu każdego roku. W ciągu roku akademickiego dziekanat ustala terminy obron w porozumieniu z promotorem. Studenci są informowani przez dziekanat na 7 dni przed obroną za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres w domenie SGH. Szczegółowe informacje na temat obrony są również zamieszczane w tym samym czasie w systemie, do którego dostęp jest po zalogowaniu i student może również tam zweryfikować termin i miejsce obrony.