Pracownicy uczelni oraz doktoranci studiów doktoranckich przy Kolegiach wyjeżdżający za granicę proszeni są o:
- zapoznanie się z poniższą procedurą, która dotyczy wszystkich pracowników SGH wyjeżdżający służbowo lub w ramach urlopów naukowych
- wypełnienie dokumentów przedwyjazdowych, uzyskanie podpisów przełożonych i dysponentów środków finansowych oraz złożenie w ich Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem.
- Pracownicy wyjeżdżający za granicę ubezpieczeni są zgodnie z terminami podanymi w dokumentach wyjazdowych w firmie CHUBB (z wyjątkiem pracowników wyjeżdżających w ramach programu Erasmus+ KA131 oraz Erasmus+ KA171, którzy ubezpieczają się samodzielni)
poniżej
- informacja o zakresie ubezpieczenia
- instrukcja instalacji i rejestracji Aplikacji CHUBB Travel Smart
Zakres ubezpieczenia
Dostęp do aplikacji Chubb Travel Smart:
uwaga nr polisy do aplikacji: PLBBBA18521
Dla użytkowników urządzeń z systemem iOS
Dla użytkowników urządzeń z systemem Android
CWM informuje, że dokumenty związane z organizacją wyjazdu procedowane są wyłącznie poprzez system EZD.
W poniższych sekcjach znajdziecie Państwo linki do wymaganych dokumentów w podziale na etapy organizacji wyjazdu jak również informacje uzupełniające.
Prosimy o elektroniczne wypełnienie dokumentów i przesłanie ich za pośrednictwem systemu EZD. Wszystkie dokumenty powinny być zgromadzone w jednej koszulce, której nazwa powinna zawierać następujący opis: „NAZWISKO, IMIĘ, KRAJ WYJAZDU, DATY POBYTU ZA GRANICĄ”.
W skład dokumentów wchodzą:
- wniosek wyjazdowy,
- wniosek o płatny urlop,
- wniosek o zaliczkę.
Wszystkie druki dostępne są poniżej.
- Jeżeli wyjazd jest finansowany ze środków projektowych, po akceptacji przez pracownika wyjeżdżającego, Kierownika, Dziekana, dysponenta środków finansowych oraz Dział Obsługi Projektów, koszulkę z zaakceptowanymi dokumentami należy przekazać do pracownika Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM).
- Jeżeli wyjazd jest finansowany z innych źródeł, po akceptacji przez pracownika wyjeżdżającego, Kierownika, Dziekana, dysponenta środków finansowych, koszulkę z zaakceptowanymi dokumentami należy przekazać do pracownika Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM).
- PRZED WYJAZDEM
-
oraz program wydarzenia zagranicznego
oraz dzienny plan pobytu zagranicą
- PO POWROCIE [rozliczenie wyjazdu]
Pracownik realizujący wyjazd służbowy [poza mobilnościami Erasmus+] zobowiązany jest do dokonania rozliczenia finansowego poprzez przesłanie [w EZD] do Działu Księgowości Finansowej [p. Katarzyna Skibińska] uzupełnionych i zaakceptowanych przez pracownika i jego przełożonych poniższych dokumentów:
- bilet lotniczy i karty pokładowe lub bilet kolejowy [skan, bilet elektroniczny]
- faktura za hotel [z nadanym numerem RPW] wraz z opisem
- Dokumenty uzupełniające
- INFORMACJE DODATKOWE
Spis krajów z wyszczególnieniem: wysokości diet za dobę podróży oraz limitem na nocleg w hotelu (aktualizacja rozporządzenia MPiPS z dn. 25.10.2022)
- Zakup biletów lotniczych dla gościa SGH
Procedura składania w Centrum Współpracy Międzynarodowej „Wniosku o zakup biletu lotniczego dla gościa SGH”
- Złożenie Wniosku: Wniosek o zakup biletu lotniczego (dalej: Wniosek) wraz ze skanem zaproszenia należy złożyć do CWM przez system EZD co najmniej 1 miesiąc przed planowaną podróżą.
- Akceptacja Wniosku: Wniosek składa osoba zapraszająca. Przed jego przekazaniem w EZD do CWM, musi uzyskać akceptację dysponenta środków. CWM następnie przekazuje Wniosek do akceptacji odpowiednich jednostek. Akceptacji w EZD należy dokonać poprzez akceptację monitem załącznika [prosimy nie podpisywać podpisem kwalifikowanym].
- Rezerwacja: Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych akceptacji, CWM dokona rezerwacji i prześle potwierdzenie na adres e-mail podany w Wniosku.
- Propozycje rezerwacji: Jeśli dostępnych jest kilka połączeń w różnych cenach, CWM przedstawi więcej niż jedną propozycję rezerwacji.
- Zgoda na zakup: Po zaakceptowaniu przez osobę zlecającą wskazanej rezerwacji, bilet zostanie wykupiony. Zgoda na zakup powinna być przesłana drogą elektroniczną do pracownika CWM obsługującego zlecenie.
- Dodatkowe wnioski: Jeśli bilet ma być zakupiony poza umową z firmą wybraną w przetargu SGH lub dotyczy biletu krajowego, dysponent środków musi złożyć odpowiedni wniosek w systemie Workflow (WF), dołączając uzasadnienie oraz numer WF.
- Klasa biletu: CWM rezerwuje bilety w klasie ekonomicznej. Zlecenie zakupu biletu w klasie wyższej niż ekonomiczna wymaga pisemnej zgody Rektora, która powinna być załączona do Wniosku w systemie EZD.
- Rezygnacja z biletu: W przypadku rezygnacji z wykupu biletu lub niewykorzystania wystawionego biletu, osoba zainteresowana musi niezwłocznie poinformować pracownika CWM obsługującego zlecenie.
Centrum Współpracy Międzynarodowej
Dorota WALEWSKA
piętro III bud. S
ul. Batorego 8
tel.: 22 564 98 48
e-mail: dorota.walewska[@]sgh.waw.pl