Pracownicy uczelni oraz doktoranci wyjeżdżający za granicę powinni:
- zapoznać się z poniższą procedurą, która dotyczy wszystkich pracowników SGH wyjeżdżających służbowo lub w ramach urlopów naukowych
- wypełnić dokumenty przedwyjazdowe, uzyskać zgody przełożonych i dysponentów środków finansowych oraz złożyć je w Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM) najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem.
UWAGA:
- Pracownicy wyjeżdżający za granicę ubezpieczeni są zgodnie z terminami podanymi w dokumentach wyjazdowych w firmie CHUBB (z wyjątkiem pracowników wyjeżdżających w ramach programu Erasmus+ KA131 oraz Erasmus+ KA171, którzy ubezpieczają się samodzielnie). Więcej informacji o ubezpieczeniu w zakładce poniżej
CWM informuje, że dokumenty związane z organizacją wyjazdu procedowane są wyłącznie poprzez system EZD.
W poniższych sekcjach znajdziecie Państwo linki do wymaganych dokumentów w podziale na etapy organizacji wyjazdu jak również informacje uzupełniające, w tym dotyczące ubezpieczenia.
Prosimy o elektroniczne wypełnienie dokumentów i przesłanie ich za pośrednictwem systemu EZD. Wszystkie dokumenty powinny być zgromadzone w jednej koszulce, której nazwa powinna zawierać następujący opis: „NAZWISKO, IMIĘ, KRAJ WYJAZDU, DATY POBYTU ZA GRANICĄ”.
W skład dokumentów wchodzą:
- wniosek wyjazdowy,
- wniosek o płatny urlop,
- wniosek o zaliczkę.
Wszystkie druki dostępne są poniżej.
- Jeżeli wyjazd jest finansowany ze środków projektowych, po akceptacji przez pracownika wyjeżdżającego, Kierownika, Dziekana, dysponenta środków finansowych oraz Dział Obsługi Projektów, koszulkę z zaakceptowanymi dokumentami należy przekazać do pracownika Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM).
- Jeżeli wyjazd jest finansowany z innych źródeł, po akceptacji przez pracownika wyjeżdżającego, Kierownika, Dziekana, dysponenta środków finansowych, koszulkę z zaakceptowanymi dokumentami należy przekazać do pracownika Centrum Współpracy Międzynarodowej (CWM).
- Linki z oficjalną informacją dot. wiz:
- Wielka Brytania: Komunikat dot. obowiązywania Electronic Travel Authorisation (ETA) - Polska w Wielkiej Brytanii - Portal Gov.pl
- Stany Zjednoczone: Program Ruchu Bezwizowego/ESTA - Ambasada i Konsulat USA w Polsce
- PRZED WYJAZDEM
Dokumenty dla pracowników:
+ program wydarzenia zagranicznego LUB dzienny plan pobytu zagranicą
Dokumenty dla doktorantów:
+ program wydarzenia zagranicznego LUB dzienny plan pobytu zagranicą
Dokumenty dla studentów wyjeżdżających na krótkie wyjazdy organizacyjne poza regularną wymianą:
+ program wydarzenia zagranicznego LUB dzienny plan pobytu zagranicą
- Ubezpieczenie
Pracownicy wyjeżdżający za granicę ubezpieczeni są zgodnie z terminami podanymi w dokumentach wyjazdowych w firmie CHUBB (z wyjątkiem pracowników wyjeżdżających w ramach programu Erasmus+ KA131 oraz Erasmus+ KA171, którzy ubezpieczają się samodzielnie)
- Informacja o zakresie ubezpieczenia
- Instrukcja instalacji i rejestracji Aplikacji CHUBB Travel Smart
Zakres ubezpieczenia
Dostęp do aplikacji Chubb Travel Smart: uwaga nr polisy do aplikacji: PLBBBA18521
- link do aplikacji Dla użytkowników urządzeń z systemem iOS
- link do aplikacji Dla użytkowników urządzeń z systemem Android
- PO POWROCIE [rozliczenie wyjazdu]
Pracownik realizujący wyjazd służbowy [poza mobilnościami Erasmus+] zobowiązany jest do dokonania rozliczenia finansowego poprzez przesłanie [w EZD] do Działu Księgowości Finansowej [p. Katarzyna Skibińska] uzupełnionych i zaakceptowanych przez pracownika i jego przełożonych poniższych dokumentów:
- bilet lotniczy i karty pokładowe lub bilet kolejowy [skan, bilet elektroniczny]
- faktura za hotel
- Dokumenty uzupełniające
- INFORMACJE DODATKOWE
Spis krajów z wyszczególnieniem: wysokości diet za dobę podróży oraz limitem na nocleg w hotelu (aktualizacja rozporządzenia MPiPS z dn. 25.10.2022)
- Zakup biletów lotniczych dla gościa SGH
Procedura składania w Centrum Współpracy Międzynarodowej „Wniosku o zakup biletu lotniczego dla gościa SGH”
- Złożenie Wniosku: Wniosek o zakup biletu lotniczego (dalej: Wniosek) wraz ze skanem zaproszenia należy złożyć do CWM przez system EZD co najmniej 1 miesiąc przed planowaną podróżą.
- Akceptacja Wniosku: Wniosek składa osoba zapraszająca. Przed jego przekazaniem w EZD do CWM, musi uzyskać akceptację dysponenta środków. CWM następnie przekazuje Wniosek do akceptacji odpowiednich jednostek. Akceptacji w EZD należy dokonać poprzez akceptację monitem załącznika [prosimy nie podpisywać podpisem kwalifikowanym].
- Rezerwacja: Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych akceptacji, CWM dokona rezerwacji i prześle potwierdzenie na adres e-mail podany w Wniosku.
- Propozycje rezerwacji: Jeśli dostępnych jest kilka połączeń w różnych cenach, CWM przedstawi więcej niż jedną propozycję rezerwacji.
- Zgoda na zakup: Po zaakceptowaniu przez osobę zlecającą wskazanej rezerwacji, bilet zostanie wykupiony. Zgoda na zakup powinna być przesłana drogą elektroniczną do pracownika CWM obsługującego zlecenie.
- Dodatkowe wnioski: Jeśli bilet ma być zakupiony poza umową z firmą wybraną w przetargu SGH lub dotyczy biletu krajowego, dysponent środków musi złożyć odpowiedni wniosek w systemie Workflow (WF), dołączając uzasadnienie oraz numer WF.
- Klasa biletu: CWM rezerwuje bilety w klasie ekonomicznej. Zlecenie zakupu biletu w klasie wyższej niż ekonomiczna wymaga pisemnej zgody Rektora, która powinna być załączona do Wniosku w systemie EZD.
- Rezygnacja z biletu: W przypadku rezygnacji z wykupu biletu lub niewykorzystania wystawionego biletu, osoba zainteresowana musi niezwłocznie poinformować pracownika CWM obsługującego zlecenie.
Centrum Współpracy Międzynarodowej
Dorota WALEWSKA
piętro III bud. S, pok. 3.01
ul. Batorego 8
tel.: 22 564 98 48
e-mail: dorota.walewska[@]sgh.waw.pl