Catering

Zasady dotyczące składania zamówień i realizacji usług cateringowych
 

1. Zamówienie usługi cateringowej należy złożyć za pośrednictwem sklepu intranetowego, wybierając spośród dostępnych zestawów cateringowych.
   Sklep intranetowy
2. W ramach danego wydarzenia możliwe jest wybranie więcej niż jednego zestawu cateringowego, jednakże z zastrzeżeniem nieprzekraczania limitów kwotowych zamówienia określonych w Piśmie okólnym Kanclerza.
3. Usługi będą świadczone w formie bufetu szwedzkiego (bufety) i stolików koktajlowych.
4. W przypadku pakietów: napoje gorące oraz napoje zimne, które są  serwowane w ilościach nielimitowanych w określonym czasie, zamawiane ilości powinny być zgodne z faktyczną liczbą osób oraz zamówioną liczbą pakietów z jedzeniem (przystawki I,II; lunch I,II; kolacja; zestaw „kuchnia polska” I,II; zestaw specjalny; obiad dla „szkoły letniej”).
5. Każdy składany wniosek musi zawierać informację o terminie spotkania oraz wskazywać liczbę osób. Wnioski niespełniające tego kryterium będą zwracane do poprawy.
6. Po dokonaniu zamówienia w sklepie, akceptacji wniosku i przyjęciu jego realizacji, wnioskodawca zobowiązany jest do wypełnienia formularza zlecenia (nazwa dokumentu do pobrania: Formularz zlecenia/protokół odbioru) oraz przesłania go, za pomocą poczty elektronicznej, na adres catering@sgh.waw.pl najpóźniej na (niedotrzymanie terminu może skutkować odmową realizacji usług):
   • 2 dni robocze przed świadczeniem usługi, w przypadku, gdy zlecenie dotyczy organizacji przerwy kawowej, napoje gorące i zimne, ciasta, owoce, a liczba gości nie przekracza 50 osób.
   • 3 dni robocze przed dniem świadczenia usługi, w przypadku, gdy zlecenie dotyczy ciepłych zestawów lub liczba gości przekracza 50 osób.
   • 4 dni robocze przed świadczeniem usługi, w przypadku, gdy zlecenie dotyczy ciepłych zestawów lub liczba gości przekracza 100 osób.
   • 5 dni roboczych przed świadczeniem usługi, w przypadku, gdy zlecenie dotyczy uwzględnienia dodatkowych, szczególnych potrzeb uczestników.
7. Na podstawie wypełnionego formularza zlecenia Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury zgłasza dyspozycję realizacji usługi cateringowej do wykonawcy.
8. Z momentem przesłania zlecenia przez Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury kontakt pomiędzy wykonawcą (firmą cateringową), a wnioskodawcą odbywać się będzie w sposób bezpośredni.
9. Wykonawca ma obowiązek skontaktowania się z wnioskodawcą (adres mailowy podany w zleceniu), celem potwierdzenia otrzymania i przyjęcia zalecenia. Otrzymanie pisemnego potwierdzenia od firmy cateringowej jest potwierdzeniem realizacji zlecenia.
10. Wykonawca zobowiązany jest przesłać do zleceniodawcy, za pomocą poczty elektronicznej, szczegółowy opis menu lunchu I i II oraz kolacji , na każdy dzień spotkania, w terminie nie później niż na 2 dni robocze przed dniem spotkania. Podobnie w przypadku zestawów, gdzie są pozycje do wyboru (kuchnia polska II, zestaw śniadaniowy dla szkoły letniej, obiad dla szkoły letniej).
11. Z przesłanych propozycji menu wnioskodawca wybierze jedną. Informacja o wyborze menu powinna niezwłocznie zostać przesłana do wykonawcy (niedotrzymanie terminów podanych w pkt. 6 może skutkować odmową realizacji usług).
12. Wnioskodawca jest zobowiązany poinformować o realizacji usługi cateringowej administratora budynku, w którym organizowane jest wydarzenie oraz zapewnić możliwość wjazdu wykonawcy na teren Uczelni i przygotowanie miejsca do rozstawienia cateringu (szczególnie w przypadku Sali Kolumnowej w budynku G).
13. Po wykonaniu usługi, w dniu jej świadczenia, wnioskodawca sporządza protokół odbioru. Protokół podpisywany jest w 2 egzemplarzach przez wnioskodawcę oraz przedstawiciela wykonawcy.
14. Protokół odbioru stanowi podstawę do wystawienia faktury za usługę cateringową.
15. Wnioskodawca ma prawo do naliczenia kar umownych za dane zlecenie. O wysokości kar decyduje wnioskodawca, dokonując odpowiedniego wpisu w protokole odbioru w dniu realizacji zlecenia wraz z naliczeniem procentowym kary umownej (kwoty brutto).
    • 30% kwoty zamówienia - za nienależyte wykonanie zlecenia,
    • 10% kwoty zamówienia - za brak wskazanej liczby kelnerów (1 kelner przypadający na nie więcej niż 20 uczestników spotkania),
    • 10% kwoty zamówienia – za brak bezpośredniego nadzoru.
16. Fakturę wykonawca przekazuje do Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury, gdzie zostaje zarejestrowana i przekazana do Kwestury.
17. W celu opisania faktury Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury przekazuje ją, w EZD, do wnioskodawcy.
18. Poprawnie opisana faktura wraz z dołączonym protokołem odbioru oraz zaakceptowanym wnioskiem o zamówienie usług cateringowych, zwracana jest do Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury.
19. Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury uzupełnia jej opis o numer umowy na sukcesywne świadczenie usług cateringowych oraz monitoruje wykorzystaną wartość umowy następnie przekazuje do Kwestury, w EZD.
20. W przypadku realizacji zleceń poza terenem Uczelni oraz w przypadku gdy płatnikiem usług cateringowych jest podmiot zewnętrzny, nie są Państwo zobowiązani do korzystania z usług firmy cateringowej wyłonionej w drodze postępowania przetargowego.

Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury
Małgorzata Litwińczuk – koordynator usług cateringowych
tel.: 507 778 790, 22 564 98 03
e-mail: catering@sgh.waw.pl