W SGH działa około 60 organizacji studenckich. Oprócz Samorządu Studentów i KU AZS SGH są to koła naukowe, kluby, organizacje akademickie, zespoły artystyczne oraz stowarzyszenia.
Zasady funkcjonowania i finansowania organizacji studenckich w SGH określa Zarządzenie Rektora nr 39 z 18 czerwca 2018 r.
- Jak założyć organizację studencką? Jak zmienić zarząd organizacji
Uczelniane Organizacje Studenckie i Zespoły Artystyczne
UOS lub ZArt może założyć co najmniej 7 studentów SGH. Nadzór nad ich działalnością sprawuje – z upoważnienia rektora – opiekun. Funkcje opiekuna sprawuje pracownik uczelni, przy czym opiekunem SKN może być wyłącznie pracownik posiadający stopień lub tytuł naukowy.
UOS lub ZArt może podjąć formalną działalność po dokonaniu rejestracji. W celu dokonania wpisu do rejestru należy złożyć do DOS, następujące dokumenty:
- wniosek o wpis do rejestru,
- skład organów organizacji,
- wnioski o wydanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w SGH (RODO) dla zarządu danej organizacji,
- regulamin.
Wzór poprawnie uzupełnionych dokumentów dotyczących RODO:
PLIKI DO POBRANIA:
Przy czym:
- na pierwszej stronie „WNIOSEK” proszę zwrócić szczególną uwagę na znajdującą się na dole formularza informację dot. wpisania swojego nazwiska dużymi literami oraz złożenia odręcznego podpisu;
- na drugiej stronie „UPOWAŻNIENIE” należy wpisać swój login, a nie adres mailowy czy nr albumu;
- oba dokumenty należy przesłać w jednym pliku pdf, a wniosek musi być skanem, aby Koordynator Ochrony Danych Osobowych mógł uznać, że plik stanowi odwzorowanie własnoręcznie podpisanego dokumentuStowarzyszenia
Kwestie związane z zasadami funkcjonowania Stowarzyszeń regulują przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach.
Nadzór nad prowadzoną w SGH działalnością Stowarzyszenia sprawuje – z upoważnienia rektora – opiekun.
W celu dokonania wpisu do ewidencji Stowarzyszenia, które zgłosiło zamiar prowadzenia działalności w SGH oraz zamiar korzystania ze środków materialnych uczelni, należy złożyć, do prorektora, następujące dokumenty:
- umowę ramową pomiędzy uczelnią a stowarzyszeniem,
- opinię przewodniczącego Samorządu,
- statut stowarzyszenia,
- informację o składzie organów Stowarzyszenia,
- aktualny wyciąg z KRS.
W terminie 30 dni od daty złożenia kompletu dokumentów i po stwierdzeniu przez Dział Radców Prawnych braku sprzeczności statutu Stowarzyszenia z przepisami prawa i statutem SGH, prorektor dokonuje wpisu organizacji do ewidencji.
Pliki do pobrania
ZMIANA SKŁADU ORGANIZACJI STUDENCKIEJ
W terminie 14 dni od zmiany składu organów, zarząd organizacji studenckiej zobowiązany jest przekazać do Działu Obsługi Studentów imienny skład organu zarządzającego (zarządu) reprezentującego organizację.
- System Uczelnianych Organizacji Studenckich (SUOS)
System SUOS to informatyczny System wspierający działalność Uczelnianych Organizacji Studenckich.
Szczegółowy opis systemu SUOS i jego użytkowania znajduje się w instrukcji poniżej:
- Fundusz Ruchu Studenckiego
Działalność organizacji studenckich finansowana jest ze środków Funduszu Ruchu Studenckiego.
Kanclerz, działając w porozumieniu z Prezydium Samorządu Studentów SGH oraz prorektorem ds. dydaktyki i studentów ustala wysokość FRS i uwzględnia ją w projekcie planu rzeczowo-finansowego SGH.
Samorząd nie składa wniosków o przyznanie środków z FRS. Podział środków I filaru FRS jest ustalany zbiorczo przez Prezydium Samorządu Studentów SGH.
UOS, stowarzyszenia, zespoły artystyczne i KU AZS SGH składają wnioski o przyznanie środków z FRS w formie elektronicznej.
Wnioski powinny zawierać:
- nazwę wnioskodawcy,
- uzasadnienie celowości planowanego projektu i prezentację jego merytorycznych założeń,
- termin rozpoczęcia i zakończenia projektu,
- preliminarz wszystkich wpływów i wydatków związanych z projektem,
- dane kontaktowe (e-mail, telefon) koordynatora projektu.
Projekt może być współorganizowany z inną organizacją studencką lub z podmiotem zewnętrznym. W takim przypadku formularz powinien być uzupełniony w szczególności o:
- informację o współorganizatorze określającą rolę jaką będzie on pełnił w trakcie realizowania projektu oraz dane identyfikacyjne podmiotów zewnętrznych (NIP,REGON lub PESEL),
- informację na temat udziału współorganizatora w finansowaniu projektu,
- imię i nazwisko oraz dane kontaktowe koordynatora projektu.
Organizacja studencka, która uzyskała środki z zewnętrznych źródeł i nie wykorzystała ich na finansowanie działalności w danym roku kalendarzowym, może wnioskować, w terminie do końca danego roku kalendarzowego, o umożliwienie wykorzystania tych środków na swoją działalność w kolejnym roku kalendarzowym, niezależnie od kwot wynikających z preliminarza.
Pliki do pobrania
Preliminarze Funduszu Ruchu Studenckiego
DokumentDokumentDokumentDokumentDokumentDokument- Sprawozdanie z działalności organizacji studenckich
Każdego roku w terminie dwutygodniowym tj. od 10 do 24 października za okres od 1 października ubiegłego roku do 30 września danego roku organizacje studenckie zobowiązane są do złożenia sprawozdania z działalności.
Sprawozdanie obejmuje opis zrealizowanych projektów i podjętych inicjatyw, udziału w zawodach, koncertach, festiwalach itd., oraz ich finansowania, a także, z wyłączeniem KU AZS SGH, wykaz aktywnych członków.
W przypadku złożenia sprawozdania, w którym liczba członków UOS lub ZArt jest niższa niż 7, pracownik Działu Obsługi Studentów wzywa opiekuna UOS lub ZArt do uzupełnienia liczby członków w terminie 1 miesiąca.
Nieuzupełnienie liczby członków w powyższym terminie skutkuje cofnięciem niewykorzystanego dofinansowania w ramach FRS. Jednocześnie organizacja traci możliwości finansowania swojej działalności ze środków FRS w kolejnym roku kalendarzowym.
Sprawozdanie zaopiniowane przez opiekuna UOS, opiekuna ZArt, opiekuna KU AZS SGH, przedstawiciela Stowarzyszenia i opiekuna Stowarzyszenia przekazywane jest do Działu Obsługi Studentów.
Niezłożenie sprawozdania skutkuje cofnięciem niewykorzystanego dofinansowania w ramach FRS. Jednocześnie organizacja traci możliwości finansowania swojej działalności ze środków FRS w kolejnym roku kalendarzowym, chyba że złoży zaległe sprawozdanie przed końcem pierwszego kwartału kolejnego roku; w takim przypadku może otrzymać dofinansowanie do wysokości 75% kwot wynikających z preliminarzy poszczególnych projektów realizowanych w kolejnym roku. W przypadku cofnięcia dofinansowania pochodzącego z II lub III filaru, niewykorzystane środki pozostają do dyspozycji Samorządu w ramach odpowiednio II lub III filaru.
- Projekty studenckie
Finansowanie projektu wymaga zgłoszenia projektu akademickiego za pomocą SUOS
Instrukcja poniżej:
W zgłoszeniu w szczególności należy podać nazwę, cel i termin projektu, przewidywane koszty oraz dane dotyczące organizatora, sponsorów i zaproszonych gości.
Po zatwierdzeniu wydatkowania środków na projekt, należy złożyć wniosek WF.
Wyłącznie osoby posiadające pełnomocnictwo rektora mają możliwość dokonywania czynności prawnych i zaciągania zobowiązań (w wysokości poniżej równowartości kwoty 30 000 euro) związanych z działalnością organizacji studenckiej tj. zatwierdzania pod względem merytorycznym dokumentów finansowo-księgowych; odbioru i podpisywania faktur VAT oraz rachunków; zawierania umów, których przedmiotem jest działalność lub finansowanie działalności organizacji studenckiej.
Realizacja projektu z udziałem przedstawicieli władz RP lub korpusu dyplomatycznego oraz członków partii politycznych lub innych osób publicznych wymaga zgody Rzecznika Prasowego SGH. Obecność wyżej wymienionych osób należy potwierdzić najpóźniej na 3 dni przed terminem realizacji projektu, przekazując odpowiednią informację Rzecznikowi Prasowemu SGH.
Rezerwacji sal należy dokonywać po uprzednim sprawdzeniu ich dostępności, z którym należy zapoznać się pod adresem: https://portiernia.sgh.waw.pl/ W celu prawidłowej realizacji zapotrzebowania, zgłoszenia w systemie powinny być składane z dwutygodniowym wyprzedzeniem.
Działania związane z pozyskiwaniem sponsorów, partnerów, darczyńców projektów regulują Zasady współpracy studentów Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie z Centrum Współpracy z Biznesem, w ramach projektów realizowanych z firmami lub partnerami biznesowymi.
Zasady używania pomieszczeń i innych powierzchni w SGH określa regulamin.
Organizacjom studenckim przysługuje również prawo do:
- nieodpłatnego korzystania z zasobów i pomocy uczelni, z uwzględnieniem jej możliwości,
- używania logo Uczelni, po uprzedniej zgodzie Zespołu Promocji,
- nieodpłatnego umieszczania na terenie uczelni banerów, ogłoszeń i reklam, po uzyskaniu zgody kierowników jednostek organizacyjnych uczelni właściwych ze względu na miejsce umieszczenia,
- ubiegania się o dofinansowanie z zasobów finansowych wydzielonych w ramach FRS.
- Przychody i dofinansowanie projektów studenckich/Umowy
Organizacje studenckie mogą finansować swoją działalność ze źródeł pochodzących spoza SGH na podstawie umów zawieranych z podmiotami zewnętrznymi. Środki pozyskane w ten sposób ujmowane są w kosztorysie projektu.
Umowy związane z finansowaniem projektu sporządza się w dwóch egzemplarzach, zgodnie z zasadami ujętymi w Regulaminie organizacyjnym SGH. Pracownik Działu Obsługi Studentów wystawia, na podstawie zawartych umów, faktury dla podmiotów zewnętrznych. Kopie faktur (zbiorczo), wraz z umowami, przekazywane są przez DOS do Kwestury niezwłocznie po zakończeniu miesiąca, w którym zostały wystawione.
Umowa barterowa
Z racji nieograniczonej różnorodności nie ma jej wzorca. Zarys umowy barterowej tworzy się w oparciu o obowiązujące przepisy i konkretne zobowiązania. Ponadto proszę pamiętać, że:
- wartość wniosku dotyczącego zamówień ma obejmować całą wartość (kwotę brutto) umowy,
- w kosztorysie po stronie przychodowej powinna zostać ujęta wartość netto kwoty umownej, zaś po stronie kosztowej wartość brutto (równa kwocie na wniosku o zamówienie publiczne). Innymi słowy kosztem projektu jest wartość podatku VAT od umowy barterowej;
Krok po kroku w umowie barterowej:
- w pierwszej kolejności należy wygenerować wniosek o zamówienie publiczne (na kwotę brutto) ze środków własnych organizacji studenckiej, bądź innego projektu danej organizacji, a wobec braku takich możliwości, z rezerwy FRS II filar (oczywiście zgodnie z obowiązującymi procedurami po uzyskaniu stosownej zgody Prorektora),
- postępujemy zgodnie z obiegiem umów,
- w budżecie projektu, którego barter dotyczy, należy po stronie kosztowej ująć kwotę brutto, a po stronie przychodowej kwotę netto (zatem kosztem projektu będzie kwota VAT);
- Kwestura po otrzymaniu umowy barterowej wraz z kopią wystawionej faktury sprzedaży, dokona odpowiednich zapisów w Controllingu Finansowym.
Obieg umów
- student przesyła umowę w wersji edytowalnej na adres mailowy Działu Obsługi Studentów, nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem projektu,
- zgodnie z obowiązującymi przepisami do umowy należy dołączyć pełnomocnictwo opiekuna naukowego oraz pełnomocnictwo osoby reprezentującej partnera, jeśli zgodnie z KRS osoba ta nie może reprezentować firmy,
- następnie umowa zostaje przekazana do akceptacji do Centrum Współpracy z Biznesem,
- umowa trafia do Działu Radców Prawnych, gdzie jest akceptowana przez radcę,
- następnie umowa trafia do Kwestury w celu uzyskania akceptacji przez kwestora,
- z Kwestury umowa wpływa do DOS celem wysłania jej partnerowi (umowę jako pierwszy podpisuje partner, a dopiero jako druga strona opiekun organizacji w imieniu SGH),
- podpisana przez firmę umowa trafia do opiekuna organizacji, (opiekun podpisuje umowę i przekazuje do Działu Obsługi Studentów, który wystawia fakturę),
- podpisaną umowę wraz z fakturą pracownik DOS wysyła sponsorowi pod wskazany w umowie adres.
Dane do faktury opłacanej przez uczelnię:
SGH GV
Szkoła Główna Handlowa w Warszawie; kod identyfikujący organizację studencką*
al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: 1080026260
*Każda organizacja studencka ma przypisany swój indywidualny kod, np. ORG01 albo SKN02 i należy go podać w przypadku, gdy faktura jest wysyłana przez sprzedawcę do SGH.Zamówienia powyżej 12 tys. zł.:
- Rezerwacja miejsc plakatowych
Organizacji przysługuje miejsce na 4 plakaty w jednym okresie, niezależnie od liczby organizowanych projektów, w podziale: jeden plakat A1 na terenie budynku „G” (I piętro) oraz miejsca na trzy plakaty A1 na terenie budynku „A”
Aby zarezerwować miejsce plakatowe należy zaznaczyć preferowany numer tablicy w systemie SUOS np. tablica nr „5” oznacza jedną tablicę nr „5” w budynku „G” oraz trzy tablice nr „5” w budynku „A”. Nie ma możliwości wyboru różnych numerów tablic. Maksymalny okres rezerwacji miejsca plakatowego wynosi 14 dni.
Rozmieszczenie miejsc plakatowych:
Budynek G – al. Niepodległości 162:
- I piętro – miejsca plakatowe nr 1 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 2 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 3 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 4 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 5 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 6 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 7 (1 szt.),
DokumentBudynek A – ul. Rakowiecka 24:
- I piętro – miejsca plakatowe nr 1 (2 szt.), miejsca plakatowe nr 2 (2 szt.), miejsca plakatowe nr 3 (2 szt.), miejsca plakatowe nr 4 (2 szt.), miejsca plakatowe nr 5 (2 szt.), miejsca plakatowe nr 6 (2 szt.), miejsca plakatowe nr 7 (2 szt.),
- II piętro – miejsca plakatowe nr 1 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 2 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 3 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 4 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 5 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 6 (1 szt.), miejsca plakatowe nr 7 (1 szt.).
DokumentDokument- Regulamin nagród
Regulamin jest niezbędny w celu wypłaty nagrody przez Uczelnię. Z racji nieograniczonej różnorodności nie ma wzoru Regulaminu. Przygotowując ten dokument należy mieć na względzie obowiązujące przepisy oraz fakt, że wobec niżej opisanego obiegu dokumentu, należy go dostarczyć odpowiednio wcześnie przed terminem realizacji projektu.
Aby nagroda została wypłacona należy dostarczyć:
- Regulamin konkursu - zaakceptowany przez Dział Radców Prawnych i Kwesturę przed terminem realizacji. W tym celu należy odpowiednio wcześnie przesłać Regulamin na adres dos@sgh.waw.pl („odpowiednio wcześnie” rozumie się jako czas niezbędny do procedowania Regulaminu ze świadomością, że w przypadku nanoszenia niezbędnych poprawek może on wynieść kilka tygodni);
- Zgoda (dokument oryginalny) udzielona przez dysponenta środków na sfinansowanie nagrody (np. jeżeli środki na nagrodę finansuje rektor to niezbędny jest dokument potwierdzający ten fakt).
- Wniosek WF - zaakceptowany przez Kierownika zamawiającego (Kanclerza). W przypadku nagrody pieniężnej, wypełniając wniosek WF, jako „Przedmiot i rodzaj zamówienia” należy wybrać „Inne”, a następnie „nagrody finansowe”
- Protokół wyłonienia zwycięzcy – w oryginale, z podpisami członków jury (jeżeli członkiem jury nie jest opiekun organizacji studenckiej, protokół musi być przez niego zaakceptowany);
- W przypadku nagrody pieniężnej Oświadczenie nagrodzonego o przyjęciu nagrody (oczywiście podpisane przez nagrodzonego i w oryginale) - oświadczenie znajduje się w załączniku.
- Przydatne dokumenty
-
Zamówienia powyżej 12 tys. zł.:
Dział Obsługi Studentów
pok. 2, bud. G
al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
Godziny pracy:
poniedziałek - piątek: 8:30-15:30
e-mail: dos@sgh.waw.pl
tel.: 22 564 97 56 (telefony odbierane są w godzinach pracy).
REGON: 000001502
nr konta: 04 1240 1112 1111 0000 0165 1072